SOLUTION DE GTA, COMMENT MAINTENIR LE SAVOIR DANS L’ENTREPRISE ?

2^ème volet du webinar du 20 janvier 2021 sur le sujet de la pérennisation de la solution de GTA en entreprise, organisé par Horoquartz et MyRHline. Cédric Chatelier, Responsable des Partenariats et des Alliances chez Horoquartz, Gauthier Blanc, Directeur Associé HR Conseil, Xavier Maudet, Directeur Associé Althéa et Florent Vidal, Directeur d’activité GTA Act-On ont échangé leur vision sur les bonnes pratiques pour maintenir le savoir dans la durée autour de la GTA.

 

Partie 2 : Augmentation du savoir autour d’une solution de GTA

Faisant partie des applications RH les plus utilisées, les solutions de GTA ont une durée de vie très longue et nécessitent d’être maintenues au meilleur niveau de performance.  

Elargir le périmètre du savoir

Pour Gauthier Blanc, il s’agit d’un axe très important de la pérennisation des solutions de gestion des temps. Bien souvent, on remarque que dans les entreprises, les connaissances en termes de GTA sont concentrées dans les mains de quelques personnes voire d’un seul spécialiste, une situation qu’il juge anormale voire risquée. Il poursuit : « pour remédier à ça, un client de 10 000 collaborateurs, a profité d’un changement d’organisation de la fonction RH pour augmenter le savoir autour de la solution de GTA. Chaque CSP est désormais capable de répondre sur son périmètre à un certain nombre de questions et de gérer des tickets utilisateur. Il acquiert ainsi une vraie connaissance fonctionnelle de la solution mais aussi règlementaire. Par le biais de mini formations et points d’accompagnement, cela a permis de diffuser le savoir et surtout de le garder proche de chacun des sites et de pérenniser la bonne utilisation de la solution. C’est vraiment une dimension clé. »

Cédric Chatelier : « Comment mesurer la déperdition d’une solution de GTA dans le temps ? »

 

Pour Xavier Maudet, cela dépend du domaine : sur la planification, la déperdition de la connaissance et de l’utilisation de l’outil est assez visible tandis qu’elle reste plus subtile et moins remarquable sur la gestion des temps. Il a pu observer un risque de passage à Excel à la différence de la gestion des temps pure : « Sur la GT, c’est moins évident car il y a un passage obligé à certaines périodes, il faut renseigner certains éléments. Mesurer n’est pas évident. »
Florent Vidal d’Act-On Group donne l’exemple d’un client chez qui l’expert interne a quitté son poste très vite après le déploiement de la solution, ce qui a entrainé une perte de connaissances et de compétences car le projet reposait sur peu de personnes. « Sur l’aspect du règlementaire et du maintien de la solution, en 1 ou 2 ans ça bouge très vite. C’est un fil conducteur qu’on doit avoir. Il faut garder à l’esprit de maintenir le savoir en permanence et pour que la solution soit toujours fonctionnelle » rajoute-il.

Cédric Chatelier : « Quelles sont les solutions pour limiter voire éviter cette déperdition ? »

A cette question, Xavier Maudet d’Althéa préconise d’orienter les managers opérationnels vers les canaux par lesquels on peut facilement diffuser le savoir aujourd’hui comme le chatbot. Pour lui, le manager qui planifie doit être guidé, tout comme pour assister les collaborateurs et mettre en place des FAQ un peu plus dynamiques qu’auparavant et pousser l’information en fonction des besoins (planification opérationnelle, pose de congés ou extraction des éléments pour un gestionnaire).
Gauthier Blanc poursuit en ce sens : « La loi évolue souvent et les accords bougent beaucoup. De plus avec le turnover, le 1er maillon c’est le manager qui doit être soutenu par les fonctions support qui sont à jour sur ces parties-là. Il y a de gros efforts qui sont faits au moment du déploiement ce qui est logique et intrinsèque. Toutefois, on oublie assez vite les besoins de formations soit pour les updates soit pour le turnover quand ça existe. Il ne faut pas faire des managers des experts de la GT. Il faut centrer la formation des managers sur ce sur quoi on les attend. »
« Le maintien de la formation dans le temps est un enjeu » conclut Xavier Maudet.

Articlé rédigé à partir du webinar organisé par Horoquartz & MyRHline le 20 janvier 2022

Notre prochain article sur le sujet : Partie 3 – Maintenir le règlementaire et la solution post projet